Kantoorautomatisering in Nijmegen: een systeem dat zich naar jouw bedrijf vormt

Bij de meeste automatiseringstrajecten gaat het zo: je kiest een pakket, en daarna richt je je kantoor in naar wat dat pakket kan. Je nummert je offertes anders, je splitst een opdracht in tweeën omdat het systeem geen tussenvorm kent, en voor het ene ding dat er niet in past houd je "even" een Excel-bestand bij.

Wij draaien het om. We komen eerst een dag meekijken hoe je werkelijk werkt — aan de balie, bij de werkvoorbereiding, in de mailbox — en bouwen daarna een systeem om die werkwijze heen. Dat is duurder dan een abonnement, en het is niet voor iedereen de juiste keuze. Voor wie er wel klaar voor is, scheelt het jaren aan omwegen.

Wij zitten aan het Keizer Karelplein in Nijmegen, met parkeren voor de deur. Je kunt binnenlopen, en wij komen langs.

Wat we bedoelen met kantoorautomatisering

Niet: computers en printers. Wel: ervoor zorgen dat een gegeven één keer wordt ingevoerd en overal klopt. Klantgegevens, offertes, planning, uren, facturen en opvolging horen bij elkaar; in de praktijk staan ze op vijf plekken die niets van elkaar weten.

Wat wij bouwen is het systeem in het midden: een CRM dat jouw proces volgt, gekoppeld aan de boekhouding, de agenda en de bestanden die je al gebruikt. Wat er in dat middelpunt hoort te zitten verschilt per bedrijf, en dat is precies het punt.

De uitleg zonder verkooppraat — wanneer koppelen loont en wanneer opruimen volstaat — staat in Van losse tools naar één systeem.

Waarom een standaardpakket knelt zodra je bedrijf eigen is

Standaardpakketten zijn gemaakt voor de gemiddelde klant. Hoe verder jouw werkwijze van dat gemiddelde ligt, hoe meer je gaat plooien:

• Je administratie kent drie soorten opdrachten, het pakket twee.
• Je werkt met terugkerende controles die geen abonnement zijn, en die passen nergens.
• Twee mensen doen dezelfde handeling verschillend, omdat het systeem geen keuze biedt.
• Je betaalt per gebruiker voor honderden functies waarvan je er zes gebruikt.

Herken je dat niet, dan is een standaardpakket verstandig en zeggen we dat ook — dat kost ons soms een opdracht en scheelt jou een verkeerd systeem.

Zo gaat het bij ons

1. Meelopen. Een dag(deel) meekijken op kantoor. Niet in een vergaderzaal met een functionele lijst, maar bij het werk zelf. Wat we daar zien staat in geen enkele offerte-aanvraag.
2. Voorstel. Wat we bouwen, in welke volgorde, tegen welke prijs — en net zo belangrijk: wat we bewust niet bouwen.
3. Bouwen in stappen. Binnen ongeveer twee weken staat er een eerste werkende versie waar je doorheen kunt klikken. Je ziet het groeien in plaats van maanden te wachten.
4. Meegroeien. Na livegang blijft het systeem doorontwikkelen: nieuwe modules, nieuwe koppelingen, nieuwe workflows. Beheer is maandelijks opzegbaar en het systeem is van jou.

Wat we zoal bouwen

Per branche ziet het er anders uit, en dat is de bedoeling:

• Bouw en installatietechniek — digitale werkbonnen, meerwerk dat op locatie wordt getekend, onderhoud dat zichzelf inplant. Uitgewerkt in wat je in een installatiebedrijf kunt automatiseren.
• Zorgpraktijken — afspraken, dossiervoering rond de behandeling heen, en herinneringen die vanzelf gaan. Zie zorgpraktijken.
• Administratiekantoren — klantdossiers, termijnen en stukken die op tijd binnen moeten zijn. Zie administratiekantoren.
• Stichtingen en verenigingen — leden, vrijwilligers, contributie en subsidieverantwoording. Zie stichtingen en verenigingen en onze case bij een welzijnsorganisatie.

Waarom dichtbij iets uitmaakt

Bij software zou plaats niet moeten uitmaken, en toch doet het dat:

• We komen langs. Meelopen op locatie kan alleen als je in de buurt zit. Het is de belangrijkste dag van het hele traject.
• Je spreekt de bouwer. Geen salesmanager, geen ticketsysteem, geen callcenter in een andere tijdzone.
• Kennismaken kan gewoon. De koffie staat klaar aan het Keizer Karelplein, parkeren voor de deur.
• We blijven. veracrm is onderdeel van Keizer Karel, dat hier al vijftien jaar zit en ruim vijfhonderd projecten heeft afgerond.

Werkgebied

We werken voor klanten door heel Nederland, maar het meelopen en langskomen doen we het liefst in de regio: Nijmegen, Arnhem, Wijchen, Beuningen, Elst, Malden, Groesbeek, Cuijk, Druten en Millingen. Zit je verder weg? Dan kan het nog steeds — we plannen de meeloopdag dan wat compacter.

Wat het kost

CRM Fundament heeft een vaste prijs per maand; maatwerktrajecten beginnen met een werkprocesscan die je met de bouw verrekent. De bedragen staan op de prijzenpagina, en de volledige opbouw van een maatwerktraject — inclusief de posten die mensen vergeten — staat in Wat kost een CRM laten maken?.

Veelgestelde vragen

Werken jullie alleen voor bedrijven in Nijmegen?

Nee. Onze klantenkring loopt van zzp'ers tot ziekenhuizen, uit heel Nederland. Maar het meelopen op locatie — de stap waar het hele traject op rust — gaat nu eenmaal makkelijker als we in de buurt zitten.

Wat kost een eerste gesprek?

Niets. We komen langs of je komt hier, we vertellen wat er mogelijk is en of het in jouw geval verstandig is. Pas als je verder wilt, begint de werkprocesscan.

Wij hebben al software die grotendeels werkt. Kan die blijven?

Meestal wel. De vraag is niet of een pakket goed is, maar of het zijn gegevens deelt. Zo ja, dan koppelen we het. Zo nee, dan is dat een argument om er ooit vanaf te stappen — niet per se vandaag.

Hoelang duurt het voordat we er iets van merken?

Een eerste werkende versie staat doorgaans binnen twee weken. Volledig live, met koppelingen en overgezette gegevens, duurt afhankelijk van de omvang enkele weken tot een paar maanden.

Van wie is het systeem als het klaar is?

Van jou, inclusief je gegevens, in een leesbaar formaat. Beheer is maandelijks opzegbaar. We willen dat je blijft omdat het bevalt, niet omdat je vastzit.