Kennisbank

CRM laten maken: wat kost dat? (2026)

"Wat kost het?" is meestal de eerste vraag, en het eerlijke antwoord is dat het afhangt van wat je nodig hebt. Daar heb je niets aan. Daarom hier de volledige opbouw: waar het geld naartoe gaat, welke bandbreedtes realistisch zijn, en op welk punt maatwerk zich terugverdient — inclusief de situaties waarin je het beter niet moet doen.

In dit artikel

1. Waarom maatwerk goedkoper is geworden
2. De kostenopbouw: waar gaat het geld heen?
3. Realistische bandbreedtes
4. Wat maakt het duurder of goedkoper?
5. De kosten die mensen vergeten
6. Wanneer verdient het zich terug?
7. Wanneer je het níet moet doen
8. Veelgestelde vragen

Waarom maatwerk goedkoper is geworden

Tien jaar geleden begon een eigen CRM bij vijftig- tot honderdduizend euro. Dat kwam doordat vrijwel het hele budget naar het schrijven van code ging — maanden werk van dure ontwikkelaars.

Die verhouding is gekanteld. Met AI-gereedschap gaat het bouwen zelf een veelvoud sneller. Wat overblijft is het denkwerk: uitzoeken hoe een bedrijf werkelijk werkt, bepalen wat er gebouwd moet worden, en vooral bepalen wat níet. Dat werk is niet sneller geworden — het is nu alleen wel het grootste deel van de rekening.

Het gevolg: bedragen die vroeger alleen voor grote organisaties haalbaar waren, liggen nu binnen bereik van een bedrijf met vijf tot twintig medewerkers.

De kostenopbouw: waar gaat het geld heen?

Een maatwerktraject bestaat uit vier posten. Alleen de eerste twee zijn eenmalig.

1. Analyse en ontwerp (10–20% van de bouwsom)

Meelopen, vragen stellen, processen uittekenen en beslissen wat er gebouwd wordt. Dit is de post die het vaakst wordt overgeslagen en het duurst is om over te slaan — als hier iets misgaat, bouw je het verkeerde systeem en betaal je dat twee keer.

Bij ons is dit de werkprocesscan: € [SCAN], verrekend met de bouw als je doorgaat.

2. Bouw (het grootste deel)

Het systeem zelf: schermen, velden, werkstromen, rechten, koppelingen en het overzetten van je bestaande gegevens. Wat hierin zit, hangt volledig af van de analyse.

3. Inwerken en livegang (10–15%)

Begeleiding van je team, instructiemateriaal en meekijken in de eerste weken. Sla dit niet over: een systeem dat niemand gebruikt, is honderd procent verspilling.

4. Beheer en doorontwikkeling (maandelijks)

Hosting, back-ups, monitoring, beveiligingsupdates en het bouwen van nieuwe wensen. Dit is geen optionele service maar een noodzakelijke post — koppelingen breken als een leverancier zijn API wijzigt, en dat gebeurt.

Realistische bandbreedtes

Elke offerte is maatwerk, maar dit is waar de meeste trajecten landen:

Wat je hier niet ziet: kosten per gebruiker. Een maatwerksysteem rekent niet per medewerker. Groei je van vijf naar twaalf man, dan verandert je maandbedrag niet.

Wat maakt het duurder of goedkoper?

Duurder:

• Veel koppelingen. Elke koppeling is bouwwerk plus testwerk. Sommige API's zijn een genot (Moneybird, Microsoft Graph), andere kosten dagen extra (SnelStart vraagt bijvoorbeeld een certificeringstraject en een aparte sleutel per administratie).
• Data uit een oud systeem. Overzetten is het makkelijke deel; opschonen is het werk. Dubbele klanten, halve adressen, velden die iedereen anders heeft gebruikt.
• Veel verschillende gebruikersrollen. Wie mag wat zien, wie mag wat goedkeuren — elke uitzondering is werk.
• Meerdere afdelingen of vestigingen. Meer processen, meer overleg, meer varianten.
• Onduidelijkheid over wat je wilt. De duurste trajecten zijn die waarin halverwege blijkt dat het anders moet.

Goedkoper:

• Klein beginnen. Bouw eerst het onderdeel waar je nu het meeste last van hebt.
• Één helder proces. Als iedereen op dezelfde manier werkt, is er weinig uit te vragen.
• Standaardpakketten aan de randen. Je boekhouding hoeft niet nagebouwd te worden. Koppelen is goedkoper dan bouwen.
• Meedenken. Klanten die goed voorbereid zijn en snel beslissen, betalen minder.

De kosten die mensen vergeten

Je eigen tijd. Reken op enkele dagdelen van jou en je team, verspreid over het traject. Zonder die betrokkenheid krijg je een systeem dat niet klopt.

De overgangsperiode. Er is een aantal weken waarin het oude en het nieuwe naast elkaar bestaan. Dat is even dubbel werk.

Licenties van derden. Sommige koppelingen vragen om een bepaald abonnement bij de leverancier, of rekenen per bevraging. De KvK-API bijvoorbeeld kost een klein bedrag per opvraging.

Doorontwikkeling. Na een half jaar gebruiken heeft iedereen ideeën. Dat is een goed teken, maar begroot ervoor.

Wanneer verdient het zich terug?

De simpele rekensom: tel op wat je nu per jaar aan losse abonnementen betaalt, en tel daar de tijd bij op die weglekt aan dubbel invoeren, terugzoeken en overtypen.

Een voorbeeld. Zes medewerkers die elk een half uur per dag kwijt zijn aan werk dat het systeem zou moeten doen — zoeken, overtypen, elkaar bijpraten. Dat is drie uur per dag, ongeveer 660 uur per jaar. Zelfs als een systeem daar maar de helft van weghaalt, praat je over honderden uren.

Daar komt bij wat je nu aan abonnementen kwijt bent. Een pakket van €39 per gebruiker per maand kost bij zes gebruikers zo'n €2.800 per jaar, en losse modules komen daar bovenop.

In de praktijk zien we terugverdientijden tussen één en drie jaar, afhankelijk van teamgrootte en hoeveel handwerk er nu is. Onder de vier gebruikers duurt het meestal te lang.

Wanneer je het níet moet doen

Eerlijk is eerlijk — soms is maatwerk het verkeerde antwoord:

• Je bent met z'n tweeën of drieën. De vaste kosten wegen niet op tegen de winst. Neem een standaardpakket.
• Je proces ligt nog niet vast. Bouw geen systeem rond een werkwijze die volgend jaar anders is. Eerst het proces, dan de software.
• Je zoekt vooral iets goedkoops. Dan word je ongelukkig, want maatwerk is in jaar één nooit de goedkoopste optie.
• Er is niemand die het gaat trekken. Elk project heeft iemand nodig die beslissingen neemt. Zonder die persoon loopt het vast.
• Een standaardpakket doet al 90% en de resterende 10% is niet erg. Blijf zitten. Serieus.

Veelgestelde vragen

Kan ik in termijnen betalen? Ja. Meestal in delen die gekoppeld zijn aan opleveringen, zodat je pas betaalt voor wat er staat.

Wat als het duurder wordt dan begroot? Daarom is de scan de eerste stap. Na de scan ligt er een vaste prijs voor een afgebakende scope. Wil je onderweg iets erbij, dan krijg je daar apart een prijs voor — geen verrassingen achteraf.

Is het systeem daarna van mij? Je data is altijd van jou en krijg je in open formaat mee. Over de eigendom van de code maken we vooraf heldere afspraken. Vraag hier bij elke partij naar; het antwoord verschilt.

Wat als jullie ermee stoppen? Dan krijg je alles netjes mee: data, documentatie en toegang. Zorg dat dit in je overeenkomst staat.

Moet ik alles in één keer bouwen? Nee, en we raden het af. Begin bij het grootste knelpunt, en bouw door als je ziet dat het werkt.

Hoelang duurt het? Een eerste werkende versie staat meestal binnen twee weken. Volledig live met koppelingen en migratie duurt afhankelijk van de omvang enkele weken tot een paar maanden.

Wil je weten wat het in jouw geval kost?

Begin met de werkprocesscan. Een halve dag meekijken, en daarna een concreet voorstel met een vaste prijs — of het eerlijke advies dat een standaardpakket voor jou verstandiger is.

[Plan een gesprek] [Bekijk prijzen]